Účtovníctvo: modul informačného systému Money S5

Modul Účtovníctvo je základnou súčasťou každého ekonomického systému. V Money S5 umožňuje predovšetkým vedenie podvojného účtovníctva, evidenciu DPH a tvorbu výstupov na základe požiadaviek legislatívy. Sústreďujú sa tu tiež údaje z mnohých evidencií, ktoré sú s účtovným modulom previazané.

Plne automatický systém tvorby účtovných záznamov pri bežnej prevádzke používa predkontácie na prvotných dokladoch a ďalej potom priraďuje primárne účty vybraným jednotkám (pokladniciam, bankovým účtom, pohľadávkam, záväzkom, skladovým zásobám). Ojedinele prípady možno samozrejme zadať ručne, priamo na položke dokladu. Zaúčtovanie prebieha automaticky pri každom uložení záznamu, alebo dávkovo.

Účetnictví Súčasťou modulu Účtovníctvo je aj evidencia pokladníc, bankových účtov, pohľadávok, záväzkov a interných dokladov. Internými dokladmi možno zaúčtovať akýkoľvek prípad, ktorý nespadá do žiadnej z prvotných evidencií.

Modul Účtovníctvo pozostáva z niekoľkých prepojených funkcií:



Účtovný denník

Účtovný denník je prehľadomm vykonaných účtovných operácií – sústreďuje všetky účtovné zápisy a slúži ako podklad, z ktorého sa čerpajú dáta pre prehľadové zostavy a povinné výkazy. Účtovný denník je interaktívny, je možné z neho otvárať ľubovoľné zdrojové doklady a priamo ich aj upravovať.

Účtovný rozvrh

Pôvodná inštalácia Money S5 obsahuje základnú podobu Účtovného rozvrhu. Používateľ si ho potom môže celkom prispôsobiť svojim potrebám, doplniť syntetické účty atribútmi a odstrániť účty nepoužívané. Účtovný rozvrh možno hierarchicky členiť do skupín, napr. podľa účtovných tried a skupín.

Ku každému účtu je v zozname zobrazený aktuálny zostatok a k dispozícii je tiež prehľad všetkých pohybov na účte, rozčlenených podľa obdobia. Je možné zobraziť i zhrnutie obratu v reálnom čase.

Predkontácie

Niektoré bežné operácie sa stále opakujú, napr. predaj a nákup tovaru, materiálu apod. K ich zaúčtovaniu slúži práve predkontácia. Každá z nich obsahuje položky potrebné k zaneseniu rôzných čiastok do účtovníctva – teda základ DPH, výšku DPH, celkovú čiastku atď. – to všetko s možnosťou členenia s ohľadom alebo bez ohľadu na DPH.

Pokiaľ nie je niektorý z účtov v predkontácii špecifikovaný, je možné podľa kontextu požadovanej operácie zadať potrebné údaje ručne alebo čerpať dáta z primárneho účtu.

Evidencia DPH

Rôzne zdaniteľné plnenia sú rozčlenené podľa svojej povahy, čo je využité pri tvorbe výkazov (Priznanie k DPH, Súhrnný výkaz). K tomu slúži Členenie DPH, ktoré je možné zadať na prvotných dokladoch, dokonca i zvlášť pre každú ich položku.

Dá sa tiež vytvoriť neobmedzené množstvo rôznych sadzieb DPH vrátane termínov platnosti, čo slúži k automatickému výberu správnej sadzby na základe dátumu uskutočnenia zdaniteľného plnenia.

V dokladech možno zadávať čiastky bez dane i s daňou, ostatné údaje sú automaticky dopočítané. V konkrétnych prípadoch môže používateľ podľa potreby sadzbu ručne upraviť. V špecifických prípadoch sa zadávajú položky obsahujúce iba základ alebo iba daň.

V záhlaví každého daňového dokladu je zhrnutie všetkých položiek (základov dane, daní, celkových čiastok apod.). Korekciu DPH možno jednoducho vykonať zapísaním potrebných hodnôt, systém dopočíta a eviduje rozdiel. Ak nemá doklad žiadne položky, je možné editovať súhrnnú čiastku priamo.

Ďalšie užitočné vlastnosti:

  • napr. spracovanie DPH pri prijatých a poskytnutých zálohách pomocou daňového dokladu;
  • podpora samozdanenia DPH pri obstarní tovaru alebo služieb od platiteľa z iného členského štátu EÚ (tzv. Reverse Charge).

Interné doklady

Tieto doklady sú vedené iba v module Účtovníctvo, pretože z ľubovoľných dôvodov nespadajú do žiadneho z ostatných modulov. Umožňujú externé spracovanie účtovníctva, kedy vedenie prvotných evidencií nie je požadované.

Internými dokladmi možno vykonávať i úhrady pohľadávok a záväzkov, pokiaľ k nim dochádza iným spôsobom než príjmom peňazí do pokladnice alebo na bankový účet. Toho využíva napr. funkcia automatického vzájomného zápočtu pohľadávok a záväzkov s určitým subjektom. Interný doklad môže byť i daňovým dokladom, čoho sa opäť využíva napr. pri Reverse Charge.

Pokladnica, banka

Slúži k evidencii stavu a pohybu finančných prostriedkov. Jedná sa o:

  • hotovosť – peniaze, šeky, poukážky k zúčtovaniu, ceniny;
  • peňažné účty v bankách v domácej i zahraničnej mene;
  • krátkodobé bankové úvery a iné krátkodobé finančné výpomoci;
  • krátkodobý finančný majetok;
  • peniaze na ceste.

Okrem aktuálnych zostatkov je k dispozícii i prehľad histórie pohybov na účtoch i pokladniciach alebo evidencie pokladničných dokladov a bankových výpisov s príjmovými i výdajovými položkami. Ty môžu slúžiť ako plnohodnotné daňové doklady, pomocou nich sa tiež evidujú úhrady pohľadávok a záväzkov alebo príjem a poskytnutie záloh.

Je možné vykonať precenenie bankových účtov a pokladníc v cudzích menách a uzávierky obdobia bankových účtov a pokladníc.

Ako bankové účty možno evidovať i úvery.

Program podporuje elektronické bankovníctvo (homebanking). Elektronickou cestou sa dajú načítať bankové výpisy a kurzové lístky a posielať do banky príkazy k úhrade priamo zo systému.

Pohľadávky a záväzky

Z obchodních vzťahov vznikají prostredníctvom prijatých a vystavených faktúr (modul Fakturácia) pohľadávky a záväzky. Ich evidencia sa logicky sústreďuje do zoznamov v module Účtovníctvo. V nich je zobrazený prehľadný momentálny stav salda jednotlivých objektov a rýchle prehľady aktuálneho stavu.

K dispozícii je i tu história pohybov salda a jeho stav za jednotlivé obdobia.

Je možné precenenie hodnoty pohľadávok a záväzkov do účtovníctva v cudzích menách.

Tlačové zostavy

Okrem povinných výkazov modul obsahuje i ceý rad prehľadových zostáv, slúžiacich pre vlastnú informačnú potrebu podniku.

Okrem štandardných zostáv je možné pomocou nástroja Definícia účtovných výkazov a s využitím Editora výstupných zostáv definovať vlastné účtovné výkazy, ktoré čerpajú informácie z účtovného denníka. Súčasťou definície účtovného výkazu je špecifikácia riadkov a stĺpcov výkazu – každý z nich môže obsahovať rôzne čísla účtov, výpočet hodnoty iných stĺpcov či výslednú sumarizáciu.

Uzávierkové operácie

Na konci každého účtovného roka je potrebné vykonať určité operácie: zaevidovať opravné položky a rezervy (tvorba, čerpanie, zaúčtovanie) a preceniť bankové účty, pokladnice, pohľadávky a záväzky v cudzích menách. Vlastné vykonanie účtovnej uzávierky sa potom skladá z dvoch krokov:

  • uzatvorenia účtovných knih a zistenia hospodárskeho výsledku;
  • otvorenia účtovných kníh v novom období a prevedenie hospodárskeho výsledku do nového obdobia.

Tento proces je plne automatický, založený na vytvorení systémových interných dokladov, ktoré prevedú zápisy medzi bežnými a závierkovými účtami.